Rotina de trabalho: organização para uma tradução de qualidade

Não raro ficamos tão preocupados com a qualidade da nossa tradução que concentramos toda nossa energia apenas no ato de traduzir. Com isso, acabamos esquecendo  que um projeto vai muito além da tradução propriamente dita.

A verdade é que o bom resultado de um projeto depende não somente de como traduzimos o texto ou de quantas vezes o revisamos, mas também da nossa rotina de trabalho como um todo. Quando sentamos para trabalhar, é necessário fazer uma preparação antes de começar a traduzir de fato. Sem essa organização prévia ficamos mais suscetíveis a cometer erros e a perder mais tempo do que deveríamos. E isso, é lógico, compromete a qualidade final do serviço.

Para que você possa garantir uma tradução bem feita e não se desgastar por mera desorganização, veja abaixo alguns procedimentos importantes que você pode seguir antes de colocar a mão na massa.

Abra uma pasta para o projeto

Tenha sempre um lugar específico para os seus projetos, onde você possa encontrar/salvar rapidamente os arquivos relacionados ao job. Costumo subdividir minhas pastas da seguinte maneira:

Nome do cliente > Ano > Mês > Nome do projeto [incluir subpastas aqui se necessário, por exemplo: Referências, TM, Glossários]

Leia atentamente o e-mail do cliente

Leia tudo sem pressa e salve as informações mais importantes. Para isso, costumo usar o Evernote (aguardem um post só sobre ele!), onde abro uma nota específica para cada job e reúno todas as instruções do cliente. Deixo essa nota aberta durante o projeto, para poder consultar sempre que necessário. O bom do Evernote é que não é preciso estar online ou com o navegador aberto para ter acesso às notas. E eu uso a versão gratuita mesmo.

Salve os arquivos

Baixe e verifique todos os arquivos enviados para ver se estão todos corretos. Se for usar uma ferramenta CAT, dê uma olhada em tags, segmentações, contagem de palavras, TM, glossários, etc.  Quanto antes você fizer isso melhor, pois se houver algum arquivo com problema, logo o cliente poderá lhe passar a versão correta, não comprometendo o seu prazo ou o dele.

Organize as referências do projeto

Abra, salve ou deixe acessível os arquivos e links que precisará consultar ao longo do job: glossários, guias de estilo, documentos para referência visual, etc.

Leia rapidamente o texto

Você provavelmente fez isso quando o cliente o consultou pela primeira vez. Agora, antes de começar a traduzir, dê uma nova passada de olho para sentir o tom e manter o padrão do texto desde o começo.

Consulte o guia de estilo

Eu sempre costumo abrir o guia de estilo enviado pelo cliente e dar uma lida rápida antes de começar a traduzir. Sempre tem uma ou outra instrução especial para seguir e é mais seguro tomar conhecimento delas desde o início. Depois, vou consultando o guia quando preciso ou quando bate alguma dúvida.

Tire as primeiras dúvidas

Muitas vezes, depois da primeira passada de olho no original, surge alguma questão sobre terminologia, padronização, público-alvo ou algum outro aspecto importante para a tradução. Se essas questões não estiverem inseridas nas instruções ou materiais enviados pelo cliente, aproveite para tirá-las antes de começar a trabalhar.

Reserve um lugar para anotações

No computador ou na sua mesa de trabalho, deixe disponível um lugar para registrar dúvidas durante o projeto. Assim, fica mais fácil reunir tudo para enviar um e-mail completo ao cliente (em vez de enviar vários e-mails e lotar a caixa de entrada dele) ou manter a padronização do projeto.

Ative o modo de produtividade

Deixe preparados recursos/ferramentas/programas que ajudem você a ser produtivo e manter a concentração.

Não se esqueça também de:

– Fechar todas as janelas, pastas e arquivos que não sejam necessários para o projeto
– Deixar por perto seus dicionários/glossários em papel preferidos
– Ativar os recursos de backup para não perder o trabalho todo ou parte dele
– Rever o cronograma e replanejar tarefas se necessário
– Livrar-se de distrações e deixar o ambiente agradável para trabalhar
– Se for ficar muitas horas trabalhando, já deixe um copo de água/suco/chá e um lanchinho à mão

Agora, sim, mãos à obra!

Mãe e freelancer: o que aprendi até agora e algumas dicas

Essa é a segunda parte (leia a primeira aqui) do meu artigo respondendo a dúvidas de uma leitora que quer iniciar na tradução para, entre outras coisas, poder passar mais tempo com o filho pequeno. Portanto, hoje o artigo será dedicado ao que se pode esperar da rotina de mãe e freelancer. Clicando nos links ao longo do texto, você poderá ler outros artigos sobre o assunto.

2013 foi o primeiro ano em que me dividi entre maternidade e trabalho. Aprendi muita coisa e a palavra que definiu esse período foi “adaptação”, sem sombra de dúvidas. Para que essa adaptação seja mais tranquila, compartilho abaixo um pouco da minha rotina e algumas dicas de como tornar o dia-a-dia mais fácil.

Prepare-se para diminuir o ritmo

Antes de ter meu filho, eu chegava a trabalhar até 12 ou 13 horas num dia, dependendo do tamanho ou da quantidade de projetos. Como estava começando na vida de autônoma, me acostumei com esse ritmo pois era um momento de muita prospecção de clientes, de tentar coisas novas, de testar a produção diária.

Quando engravidei, o ritmo já não estava tão insano, mas ainda assim trabalhava o dia todo, entre seis e oito horas.  Já na própria gravidez comecei a desacelerar, especialmente porque o corpo pediu. Quando tive meu filho, fiquei quatro meses longe dos teclados.

A volta ao trabalho foi bem gradual. Precisei pensar muito bem em quantas horas poderia trabalhar por dia, e não seriam muitas. Sem babá ou empregada, quem cuidaria do pequeno seriam as vovós durante as tardes, então precisei me organizar de acordo com a agenda delas.

Sair de 13 horas de trabalho diárias para no máximo quatro é uma diferença brutal. No começo a gente sente como se ainda estivesse fora da vida profissional, como se fosse apenas um ensaio para a grande volta. Mas depois acostuma. E acabamos fazendo escolhas mais inteligentes por conta disso: escolhemos os clientes a dedo, não pegamos mais trabalho do que daremos conta, administramos melhor o tempo de trabalho.

Dica 1: se você está grávida, já vá pensando em quais clientes deseja manter e quais deseja dispensar quando voltar da licença. Cultive os primeiros e vá largando os segundos aos poucos.

Dica 2: se você está deixando a vida de CLT para a de autônoma, o começo vai ser devagar mesmo. No início, seu tempo de trabalho será dedicado para prospectar clientes, estudar, participar de eventos. Leve isso a sério, porque isso é trabalho também, e se você fizer direito, renderá ótimos frutos.

Saiba aproveitar o tempo

Procrastinação todo tradutor autônomo conhece. É difícil manter a concentração e a produtividade sempre, todos os dias. O problema é que quanto mais tempo a gente tem, mais procrastina, porque sabe que “pode” deixar para depois.

Mas quando a gente é mãe e nossos filhos ainda não vão para a escola, ou contamos com ajuda limitada, sabemos que se não fizermos o trabalho naquela hora, dificilmente teremos outro momento para continuar ou finalizar a tarefa. É uma espécie de “agora ou nunca”. Claro que, ainda assim, especialmente se o prazo for folgado, haverá aquelas dias de produção baixa, por causa de uma série de fatores: cansaço, doença, imprevistos. Isso só não pode se tornar regra.

Portanto, é preciso saber se organizar e alocar o tempo para cada serviço, tentando não deixar as coisas da casa invadirem o horário de trabalho e vice-versa.

Dica: não use todo e qualquer horário para colocar o trabalho em dia. O melhor é trabalhar na hora que precisa trabalhar, descansar na hora que precisa descansar. Assim você não gasta energia fora de hora e pode passar mais tempo com seu filho ou cuidando dos assuntos domésticos.

Não estranhe se suas prioridades mudarem

(…) lembre-se de que você é uma só e que, a partir do momento em que se torna mãe, essa é a sua profissão principal. (leia aqui o artigo completo da Rafa Lombardino)

A Rafa não poderia estar mais certa com essa frase! Quando a gente é mãe, o foco simplesmente muda. Se antes, toda a minha concentração e maior parte dos meus esforços iam para o trabalho, hoje é totalmente diferente.

Por mais que tenha sido difícil diminuir o ritmo de trabalho, hoje não me vejo trabalhando mais do que cuidando do meu filho e da minha casa. Eu confesso que era bastante negligente com os assuntos domésticos antes de engravidar, e achava que toda a minha energia tinha que ir para o trabalho.

Atualmente, não me importo de trabalhar menos (e, consequentemente, ganhar menos também). Eu fico feliz de ter encontrado o equilíbrio entre casa e trabalho, e acho que jamais voltaria a negligenciar meu lar por conta dos compromissos profissionais. Tenho plena noção de que, para muitas pessoas, essa negligência não é voluntária, mas sim uma imposição das circunstâncias. Por outro lado, escolher a vida de autônomo pressupõe justamente ter a liberdade de escolher também o que vamos priorizar.

Se você está passando da vida de CLT para a de autônomo a fim de passar mais tempo com seu filho, tenha essas coisas em mente. Enquanto seu(s) filho(s) forem pequenos, muito provavelmente você não ganhará tanto quanto antes, porque não trabalhará tanto quanto antes. E isso não é problema algum. É que, no começo, é difícil mesmo deixar de se enxergar somente como profissional. Mas, aos poucos, a equação vai mudando, e a proporção entre vida doméstica e trabalho também.

Dica: nem todo cliente é carrasco. Há clientes que compreendem sua situação se você jogar aberto com eles. Eu tenho deixado claro que não posso aceitar trabalhos de urgência ou prazos muito apertados, e não tem faltado trabalho. Se você for competente, o cliente vai passar serviço mesmo assim, porque ele sabe que receberá um trabalho bem feito. Portanto, nunca aceite um trabalho se você não vai dar conta. Perder um prazo ou entregar um trabalho de baixa qualidade é garantia de perder o cliente também.

Estabeleça uma rotina (sabendo que ela pode mudar)

Já tivemos várias rotinas desde que meu filho nasceu. As fases da criança mudam, nossa rotina também. Algumas são mais tranquilas, outras mais complicadas, mas a rotina é sempre bem-vinda.

É preciso pensar em diversos fatores quando queremos definir uma rotina que inclua os serviços profissionais e domésticos, sem embaralhar tudo. Por exemplo:

Em que horários você poderá ficar sozinha para trabalhar?
Dá para conciliar esses horários com seus horários mais produtivos?
Qual a melhor hora para cozinhar para o seu filho?
Dá para congelar a comida e não precisar fazer almoço todo dia?
E a limpeza? Tem faxineira, empregada ou é tudo por sua conta?
Em que horário você poderá limpar a casa sem atrapalhar a rotina profissional?
E os fins de semana?
Você trabalhará aos sábados e domingos?
Vai separar um dia da semana ou dois para descansar?

Enfim, são algumas perguntas básicas a se fazer antes de estabelecer seus horários. Como exemplo, posso falar um pouco do que funciona para mim.

De manhã me dedico somente à casa (limpeza, comida etc.) e ao meu filho. Mesmo quando tenho um tempinho nesse período, uso-o para mim. Pode ser para tomar um banho mais longo, ou para escrever um artigo para o blog. Enfim, as manhãs são nossas.

À tarde, meu filho fica com minha mãe ou minha sogra, dependendo do dia da semana. É hora de produzir o máximo que der, enviar e-mails, cobrar clientes.

À noite, é hora de descansar, cozinhar se precisar, sair um pouquinho nos dias quentes, ler, conversar com o marido, dormir,  enfim… Um apanhado de coisas que não deu para fazer durante o dia.

Fins de semana são para descansar (a rotina da semana já é muito pesada, não é?), passear e me dedicar à família. Raramente trabalho, mas se precisar, faço alguma coisa no sábado. No domingo, nunca.

Dica 1: a dinâmica da rotina pode mudar (inclusive de um dia para o outro). Para ajudar a manter uma certa consistência em meio às mudanças, estabeleça uma rotina ideal, que vai ajudar a manter a rotina real (entenda melhor aqui).

Dica 2: seja flexível. Não é sempre que conseguimos cumprir o que planejamos, do jeito que planejamos. Às vezes temos um dia muito produtivo e no outro estamos cansados demais. Veja as pequenas mudanças na rotina como algo natural e não se cobre pelo que acabou deixando de fazer. Saber re-planejar é essencial.

Como foi o V ProZ (V): por que tradutor monotarefa?

Finalmente venho falar sobre a minha palestra!

Como eu havia dito, o tema foi O tradutor monotarefa: um novo conceito de produtividade pessoal e profissional. Mas, afinal, como cheguei a esse tema e por que achei o assunto importante para ser discutido na conferência?

Eu mesma pensei muito em como o conceito monotarefa começou a fazer parte da minha vida. Para chegar a uma resposta e determinar em que momento mudei minha visão sobre produtividade, tive que forçar a memória e voltar um pouco no tempo.

Vocês devem lembrar que eu fiz uma série de posts quando estava grávida sobre como me organizar para depois que o bebê nascesse. Aquele foi o momento em que comecei a colocar ordem na minha vida pessoal e profissional, mas eu ainda não sabia exatamente qual era o meu perfil de organização e produtividade. Porém, mesmo não sabendo, aquele foi um passo importante, porque a partir dali pude identificar esse perfil.

Quando a gente sente uma forte necessidade de se organizar e mudar o jeito de fazer as coisas no dia-a-dia, quer dizer que chegamos no limite do que podemos oferecer a nós mesmos. Naquela mesma série de posts, uma das coisas que citei como ruim na minha rotina profissional foi o fato de tentar ser multitarefas, mas não conseguir realmente concluir as tarefas. Essa foi a descoberta crucial, que me levou a repensar todo o meu modo de lidar não só com as obrigações profissionais, mas também com as pessoais. E, além disso, a entender dificuldades e situações específicas do passado. Era a peça do quebra-cabeças que estava faltando.

Fazer essa autoavaliação não é fácil e pode demorar muito tempo para chegarmos a uma resposta. Às vezes uma vida toda. Mas se tivermos consciência de que precisamos ter esse conhecimento de nós mesmos, mais rápido chegamos ao resultado. Parte dessa minha avaliação foi criar o blog Monotarefa, para falar de todas as mudanças que resolvi aplicar na minha vida. Para mim, escrever é também uma forma de concretizá-las e assumir um compromisso com elas.

E podem acreditar: não foram apenas mudanças organizacionais. Foram mudanças de prioridade e do jeito de encarar a vida. Pensei, então, que uma virada tão grande envolvendo carreira e vida pessoal seria interessante de compartilhar com colegas de profissão. Afinal, se nosso modus operandi é parecido, talvez minha experiência possa servir para motivar outros tradutores a repensarem seus paradigmas.

Ufa! Foi assim que fui parar em Recife falando sobre o conceito monotarefa. Clique aqui para ver os vídeos da palestra e aqui para ver a apresentação que fiz no Prezi. Espero que gostem!

No próximo artigo, voltarei com as fontes e referências que usei para a palestra.

Muito barulho para trabalhar em casa?

A querida colega Roseli D. dos Santos, tradutora de italiano, escreveu um artigo dando sugestões ótimas para quem precisa trabalhar, mas não consegue por causa de barulho de obras no vizinho.

O “Obras à vista!” foi publicado no Monotarefa. Dá um pulo lá que vale a pena a leitura!

Semana ProZ: O tradutor monotarefa

Este ano falarei novamente na conferência do ProZ! No ano passado, minha palestra teve como foco os iniciantes. Agora, vou falar não só para eles mas também para o público geral de tradutores.

O tema da minha palestra, O tradutor monotarefa: um novo conceito de produtividade pessoal e profissional, está atrelado à criação do meu blog pessoal, cujo lema é “Fazer menos. Produzir mais”.

É preciso ser multitarefas para ser um bom profissional?

Aqui no AP já conversamos diversas vezes sobre produtividade e concentração. Afinal, essas são preocupações constantes dos tradutores, já que a maioria de nós trabalha no esquema home-office. A gente sabe como tudo pode embolar quando se trabalha em casa, com tantas responsabilidades profissionais e domésticas se sobrepondo.

Mas há infinitos modos de lidarmos com as milhares de tarefas que temos a cumprir. Cabe a nós definirmos nossas prioridades. É possível frear a correria do dia-a-dia, fazer uma coisa de cada vez e deixar de lado a ideia de que todo bom profissional deve ser multitarefas. É exatamente sobre isso que vamos conversar em Recife.

Espero vocês! 🙂

Imagem retirada daqui.

Começando a me organizar IV

Avaliando a lista

Voltando à listinha, vamos ver o que já consegui mudar (ou não) com as primeiras resoluções?

1) Não saber qual meu horário mais produtivo (uns dias é de manhã, outros à tarde…)

Essa sempre foi uma das maiores dificuldades. Mas tendo estabelecido uma rotina mais tranquila, já deu para perceber um padrão: meio da manhã até a hora do almoço e meio até o fim da tarde são os horários de maior produção, então, à medida do possível, tento organizar as tarefas de acordo com eles. Trabalhar à noite, só em casos muito necessários. De madrugada, nem pensar!

2) Falta de concentração, agravada por leituras na internet e redes sociais

Pomodoro Technique + Chrome Nanny + leituras antes de começar a trabalhar = concentração muito melhor. Além disso, ter o caderno para anotar tudo que vem à cabeça me deixou muito mais focada na tarefa da vez, sem precisar ficar pensando no que preciso fazer depois.

3) Demorar mais tempo do que devo para fazer minhas tarefas

Quando eu era criança, demorava mais tempo preparando minhas brincadeiras do que brincando mesmo. E sempre me irritava quando minha Barbie não ficava exatamente na posição que eu queria. Acho que isso diz bastante sobre minha personalidade! Resumindo: já fiz uns avanços, mas é um ponto a ser melhorado, porque ainda perco tempo com coisas que não são tão importantes, ou dando voltas para realmente começar a fazer o que deve ser feito.

4) Tentar ser multitarefas, mas não concluir realmente as tarefas

Sabe quando você está falando ao telefone e a pessoa ao seu lado começa a gesticular porque quer dar um recado para quem está do outro lado da linha? Se você simplesmente interpreta os gestos e passa o recado, parabéns! Mas se você for como eu, já sentiu aquela aflição só de pensar em como isso é confuso. Ou falo ao telefone, ou interpreto os gestos. Fazer as duas coisas é lorenamente impossível! Funciona igual com as tarefas. Uma coisa de cada vez. Está dando bem certo e sinto que estou concluindo as tarefas com mais rapidez, já que não há outro elemento de distração.

5) Protelar o que poderia ser feito na hora

Estou melhorando! “Depois eu faço” deixou de ser uma frase recorrente, mas ainda pipoca vez ou outra. Principalmente se forem aquelas tarefas chatas ou complexas demais. Mas como estou anotando tudo e seguindo a regrinha dos 5 minutos, eu mesma fico com vergonha de quebrar o esquema e acabo fazendo. Aí fico satisfeita, o que me incentiva a cada vez mais parar de protelar.

Outras pequenas práticas que têm me ajudado no dia-a-dia:

– Ver o menos possível, ou nada, de televisão. Principalmente: almoçar sem ver TV, assim  a gente respira e clareia as ideias. Além disso, dá menos preguiça de voltar para as obrigações. Aliás, não sei dizer qual foi a última vez que sentei para ver TV, o que considero uma vitória!

– Organizar as coisas aos pouquinhos, e não de uma vez só. Essa é mais uma dica do Vida Organizada. Se há algo que precisa ser feito, mas que demanda muito tempo (arrumar o armário, jogar papelada fora etc.) faça um pouco por vez. Separe 15 minutos por dia e, em poucos dias, terá feito tudo sem ficar exausto ou estressado.

– Desconectar sempre que possível, especialmente nos horários de descanso e fins de semana. O corpo e a mente precisam saber que estão descansando e diminuir o ritmo. Avalie, também, sua necessidade de ficar online o tempo todo. Veja, por exemplo, o que diz uma blogueira e escritora de quem gosto muito, a Jennifer Fulwiler:

Looking back, the problem wasn’t a love of being on line per se; rather, it was that I had other problems that I was avoiding dealing with. In my case (and I think this is somewhat common with moms), I was feeling completely overwhelmed. I had almost no breathing room in my crazy schedule, I rarely got time to rest and recharge my batteries, I felt close to a mental breaking point each day, and the result was that I constantly sought little escapes in the form of a glowing screen. Once my husband and I dealt with the root problem and I began getting some of the down-time that I so desperately needed, I found that I was no longer drawn to spend so much time online. (Limit Your Online Distractions in 4 Easy Steps)

– Deixe seu espaço de trabalho limpo e sem distrações. Tire mural de fotos, lembrancinhas de viagem, livros legais. Senão, quando a gente vê, fica olhando para tudo isso e esquece de trabalhar!

– Às vezes, só um cochilo salva!

– Aceite dividir as tarefas. Marido/esposa e filhos, ou familiares/amigos que moram com você, também fazem parte do esquema de organização. Numa breve palestra sobre organização e homeschooling, veja que bacana as dicas que essa mãe americana dá para que os filhos participem (e gostem) da rotina de organização da família:

E amanhã acaba! Farei minhas conclusões finais sobre toda essa organização pré-baby. Até mais!